Se avete aderito al sistema di Conservazione Sostitutiva fornito dall’Agenzia delle Entrate, vi ricordiamo che quest’ultimo prevede un accordo di servizio della durata iniziale di tre anni; quindi per chi ha aderito negli ultimi mesi del 2018 (periodo di avvio della Fatturazione Elettronica) è prossimo alla scadenza e deve essere riconfermato.

Effettuando l’accesso alla vostra area riservata del portale Fatture e Corrispettivi, nella pagina principale del portale qualora il vostro accordo di servizio sia giunto a scadenza sarà visibile tale avviso in alto a destra con la dicitura “Adesione REVOCATA”.

Per procedere con la sottoscrizione di un nuovo accordo di servizio per la conservazione, occorre cliccare su “Fattura elettronica e Conservazione” presente nella parte bassa della pagina principale del portale,

cliccare ora “Accedi alla sezione conservazione”,

 cliccare ora “Verifica o modifica lo stato dell’accordo”,

controllare ora gli intervalli attualmente considerati per la conservazione delle fatture elettroniche nella parte bassa della pagina (nell’esempio corrente l’accordo di conservazione era valido per l’intervallo 29/08/2018 fino al 28/08/2021)

infine dopo aver verificato la data di scadenza dell’accordo di servizio (nell’esempio il 28/08/2021) spuntare “Voglio aderire al servizio di conservazione indicando una data a partire dalla quale portare in conservazione le fatture già transitate per SdI” (nell’esempio 29/08/2021), indicare come “Data di recupero retroattivo per le fatture già trasmesse al sistema di interscambio (SdI)” il giorno successivo alla data di scadenza dell’accordo di servizio oppure l’ultimo giorno della precedente scadenza (prestare la massima attenzione a non lasciare dei giorni scoperti per la conservazione), spuntare “Confermo di aver preso visione dell’Accordo di servizio”, spuntare “Dichiaro di approvare specificatamente anche ai sensi e per gli effetti ….”, ed infine premere “Aderisci al servizio di conservazione”.

Dopo aver confermato la nuova adesione al servizio di conservazione si dovrà controllare nuovamente lo specchietto contenenti gli “Accordi di servizio stipulati” nel quale si dovrà riscontrare la presenza della nuova riga in stato “Attiva”, inoltre sopra lo specchietto ci dovrà essere l’indicazione che allo stato attuale vengono portate in conservazione tutte le fatture transitate dal primo giorno di adesione al servizio di conservazione (nell’esempio dal 29/08/2018).

RIDEFINIZIONE DELL’INTERVALLO DI ADESIONE ALLA CONSERVAZIONE

La possibilità di indicare una data retroattiva permette anche a chi non ha effettuato tempestivamente l’autorizzazione alla conservazione da parte dell’ADE, o a chi l’ha effettuata successivamente alla partenza dell’obbligo della Fatturazione Elettronica di portare in conservazione documenti per periodi altrimenti scoperti. Nel caso in cui si deve ridefinire l’intervallo di conservazione è possibile revocare l’accordo di servizio corrente ed eseguire una nuova adesione ridefinendo la data retroattiva per l’adesione alla conservazione (in questo caso vi consigliamo di indicare come Data di recupero retroattivo per la fatturazione già trasmesse al sistema di interscambio la data di partenza della fatturazione elettronica cioè 01/01/19).

DATA DI SCADENZA  DEL NUOVO ACCORDO DI CONSERVAZIONE

Come indicato nel portale dell’Agenzia delle Entrate per gli accordi sottoscritti a partire dal 4/6/2021, vengono portate in conservazione tutte le fatture elettroniche trasmesse e ricevute dal Sistema di Interscambio fino all’eventuale comunicazione del recesso da parte del contribuente (anche attraverso i suoi incaricati o delegati) ovvero fino alla risoluzione. Ci sarà una continuità temporale e non è quindi prevista una scadenza dell’accordo.